Cotizaciones

Las cotizaciones son una promesa de precio que le das al cliente antes de que compre algo de tu negocio. Usualmente este es el primer paso, de una serie de pasos, en el proceso de concretizar una venta.

1. Crear una Cotización

Para crear una nueva cotización:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
2. En la lista de Cotizaciones, haz clic en el botón (+).
3. Elige el cliente, moneda, fecha de emisión y vencimiento, vendedor y el Estado (Borrador o Abierta) de documento.
4. Si eliges una moneda extranjera (USD$) para una cotización, se mostrará un nuevo campo con la tasa de cambio. Puedes ajustar esta tasa si así lo requieres.
5. En la sección de contenido es donde puedes elegir los productos y servicios que llevara esta cotización. En cada línea puedes elegir un producto, servicio o paquete y definir la cantidad.
6. En cada nueva cotización viene un línea por defecto, sin embargo, si necesitas agregar más líneas, solo haz clic en el botón (+) debajo de la lista y repite el paso anterior.
7. En el área de totales, puedes aplicar descuentos por porciento (%) de la venta o por un monto ($) fijo. Si deseas aplicar uno o el otro solo haz click en DESCUENTO ($) y elige la opción deseada. Luego haz clic en el monto al lado y define el monto o porciento de descuento.
8. Para aplicar cargos adicionales a una cotización, debajo de los totales, elige una opción desde el campo de lista y define el monto en el campo del lado. Si requieres agregar más cargos, solo haz clic en el botón (+) al lado de campo de lista.
9. Finalmente puedes definir los términos y condiciones de la cotización completando los respectivos campos.
10. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

2. Editar una Cotización

Para modificar una cotización:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas modificar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Haz clic en Editar.
5. Realiza los ajustes que sean necesarios.
6. Haz clic en 'Guardar' para guardar los cambios.

3. Eliminar una Cotización

Pueden surgir ocaciones donde es necesario borrar una cotización. Esto puede ser por algún error o equivocación, para eliminar una cotización:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas eliminar en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales).
4. Si la cotización esta en estado Borrador o Abierto tendrás la opción de Borrar.
5. Si la cotización esta en estado Cerrado no se puede eliminar.
6. Se te pedirá que confirmes la acción.

4. Enviar Cotización por email

Con "Enviar por Correo" puedes enviar cotizaciones en formato PDF por email a tus clientes. Para enviar una cotización por email:

1. En el menú principal, ve a Ventas y luego haz clic en Cotizaciones.
2. En el listado de Cotizaciones, busca la cotización que deseas enviar por email en la lista.
3. Haz clic en el menú de acciones (tres puntos horizontales), y luego en en Enviar por Correo.
4. Completa los campos Para (email de tu cliente), Asunto y Mensaje. Estas informaciones vendrán por defecto, sin embargo puede realizar los ajustes necesarios.
5. Sin necesitas incluir un BCC o CC haz clic en el link al lado del campo Para.
6. Haz clic en 'Enviar' para enviar la cotización.

5. Listado de cotización y opciones

El módulo de cotizaciones provee un listado de todas las cotizaciones generadas y una serie de opciones en el menú de acción (tres puntos horizontales) de cada cotización que te permiten gestionar y realizar seguimiento a cada transacción de manera fácil. Las opciones en este menú son:

1. Preview
   ‍Esta opción te permite visualizar la cotización tal como se vería una vez impresa o enviada al cliente. Es útil para verificar la información antes de realizar cualquier acción adicional.
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2. Duplicar Documento
   ‍Si necesitas generar una cotización con información similar a una ya existente, esta opción te permite duplicarla para evitar tener que ingresar los mismos datos nuevamente.
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3. Editar
   Si necesitas editar una cotización, esta opción te permite realizar cambios a una cotización. Toman en cuenta que puedes editar una cotización siempre y cuando no este en estado Cerrado.
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4. Copiar a Factura
   ‍Si necesitas generar una factura a partir de una cotización, esta opción te permite crear la factura tomando todas las informaciones de la cotización. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la cotización a Cerrada.
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5. Copiar a Orden de Venta
   ‍Si necesitas generar una orden de venta a partir una cotización, esta opción te permite crear la orden tomando todas las informaciones de la cotización. Toma en cuenta que esto cambia el estado de la cotización a Cerrada.‍
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6. Historial
   ‍Permite visualizar todas las transacciones asociadas a esta cotización, esto es, facturas u ordenes de ventas, etc.‍
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7. Cargar Archivo
   ‍Permite añadir archivos relacionados con la cotización, como documentos de respaldo, archivos adjuntos enviados por el cliente, entre otros.
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8. ‍Auditoría
   ‍La auditoría muestra los cambios realizados en el documento, permitiendo un seguimiento detallado de las modificaciones.
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9. ‍Enviar por Correo
   ‍Esta opción te permite enviar directamente la cotización al cliente vía correo electrónico.
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10. Borrar
    ‍Si por alguna razón necesitas eliminar una cotización, puedes hacerlo utilizando esta opción. Ten en cuenta que solo puedes borrar cotizaciones en estado Borrador.
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11. Anular Documento
    Cuando la cotización esta en estado Abierto y necesitas anularla, puedes utilizar esta opción. Una cotización anulada no puede ser borrada.

Estas opciones de menú son diseñadas para facilitar la gestión de tus cotizaciones y proveer una mayor flexibilidad y control en el manejo de tu proceso de venta.

7. Configuraciones

Cashflow provee opciones de personalización de ventas para adaptar la plataforma a las necesidades específicas de cada negocio, permitiendo optimizar el trabajo operativo. En estas opciones son:

1. Lista de Precio
   Esta opción permite la creación de listas de precios específicas para diferentes productos en tu inventario.
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2. Grupos de Descuentos
   Esta opción permite definir y aplicar descuentos a grupos de productos en una lista de precios.
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3. Modificar Precio de Venta
   ‍Otorga al usuario la facultad de cambiar el precio de venta de los productos.
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4. ‍Descuento por Ítems
   ‍Da al usuario la capacidad de aplicar descuentos específicos a cada artículo individualmente.
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5. ‍Descuento Global
   ‍Permite al usuario definir un descuento global que se aplica a todo el documento de venta.
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6. ‍Comisión por Ítem
   ‍Habilita la posibilidad de establecer comisiones basadas en cada producto vendido.
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7. ‍Tasa Cambiaria
   ‍Permite ocultar la visualización de la tasa de cambio en la interfaz de usuario.

Tips & Mejores Prácticas

• Utiliza las opciones disponibles para los módulos de venta, como las listas de precio, descuento por artículos, calculo de comisiones, entre otras, para adaptarlo a las necesidades específicas de tu negocio.
• Asegúrate de seleccionar correctamente el cliente y la moneda antes de comenzar a agregar artículos a una cotización. Esto es esencial para aplicar las listas de precios correctas y evitar errores posteriores.
• Antes de guardar una cotización en estado Abierto, verifica todos los detalles para así evitar tener que modificar el documento más adelante.
• Utiliza el estado Borrador de las cotizaciones mientras estes creando la cotización o necesites hacer cambios. Una vez que la cotización esté lista para ser enviada al cliente, cambia el estado a Abierta.

Problemas comunes

Aquí están algunos problemas comunes con los módulos de ventas y sus soluciones.
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1. ‍No puedo aplicar descuentos a productos específicos
   Debes habilitar la opción "Descuento por Ítems" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
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2. No puedo modificar el precio de venta de un producto
   Debes activar "Modificar Precio de Venta" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar el cambio.
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3. No puedo aplicar un descuento global a la cotización
   Debes habilitar "Descuento Global" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para verificar la funcionalidad.
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4. No puedo definir comisiones por ítem
   Debes activar la opción "Comisión por Ítem" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar los cambios y recargar el documento para confirmar el cambio.
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5. No se muestra la tasa de cambio en la cotización
   Debes habilitar "Tasa Cambiaria" en Configuraciones > Ventas > Ajustes Generales. Guardar y recargar el documento para confirmar la visualización de la tasa de cambio.
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6. ‍Hay campos que no se muestran en la cotización
   Debes habilitar estos campos en Configuraciones > Documentos > Ajustes de Documentos. En la lista de documentos ve a Ventas y en la línea de Cotizaciones y haz clic en el icono de configuración. En la opciones Visualización de Columnas activa las columnas que quieras que se visualicen en la vista del documento y en la vista de impresión. Luego haz clic en Guardar. Recuerda salir y volver a entrar al documento de cotización para ver los cambios.

Recuerda que en caso de no poder resolver el problema, siempre es mejor contactar con el soporte técnico para obtener asistencia y evitar posibles errores que podrían afectar tus registros contables.

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