Bloqueo de Periodo

El bloqueo de periodos permite definir distintos periodos contables y establecer sus respectivos estados de operación. Un periodo puede estar configurado como "Abierto", permitiendo todas las transacciones; "Abierto sin ventas", donde las transacciones están permitidas pero se excluyen las ventas; o "Cerrado", que bloquea todas las transacciones dentro del periodo.

El cierre de periodos contables es un componente crítico en la gestión financiera y contable, ya que asegura la inmutabilidad y la exactitud de los registros una vez que se han verificado y aprobado para un periodo dado. Esta funcionalidad evita la creación, modificación o eliminación inadvertida o malintencionada de transacciones dentro de un periodo contable cerrado, preservando así la precisión e integridad de los datos contables, y facilitando los procesos de auditoría y cumplimiento.

1. Generar nuevos periodos

Para crear un nuevo periodo contable:

1. En el menú principal, ve a Contabilidad y luego haz clic en Bloqueo de Periodos.
2. En la lista de Periodos, haz clic en el botón (+).
3. En la ventada que aparece, Define un código, inicio del año fiscal, frecuencia, No. de periodos y el estado.
   
4. Haz clic en 'Guardar' para guardar el documento.

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Al guardar, Cashflow automáticamente generará el número de periodos que has especificado de acuerdo a la frecuencia seleccionada, todos con el estado que hayas elegido.

2. Cambiar el estado de un periodo

Para cerrar o abrir un periodo, sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Contabilidad y luego haz clic en Bloqueo de Periodos.
2. Haz clic en el Estado, en el periodo que desea cambiar.
3. Elige la opción que deseas (Abierto, Sin ventas, Cerrado, Bloqueado).
4. Se te pedirá que confirmes la acción.

3. Borrar un periodo

Para borrar un periodo sigue estos pasos:

1. En el menú principal, ve a Contabilidad y luego haz clic en Bloqueo de Periodos.
2. Encuentra en la lista el periodo que deseas borrar.
3. Haz clic en el menú de acciones (los tres puntos horizontales).
4. Elige la opción Borrar.
5. Se te pedirá que confirmes la acción.

Tips & Mejores Prácticas

Para optimizar el uso de la función de bloqueo de periodos en Cashflow, aquí te presentamos algunos consejos útiles.

1. Cierre oportuno de periodos
   ‍Es recomendable cerrar los periodos tan pronto como se hayan verificado y aprobado todas las transacciones. Esto evitará alteraciones inadvertidas en los datos contables y facilitará la precisión en los estados financieros.
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2. Uso de "Abierto sin ventas"
   ‍Si tu proceso de ventas ya finalizo para un periodo, pero necesitas permitir el registro de otras transacciones, el estado "Abierto sin ventas" puede ser muy útil.
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3. Revisión antes del cierre
   ‍Antes de cerrar un periodo, asegúrate de que todas las transacciones hayan sido ingresadas y aprobadas. Una vez cerrado, no podrás realizar más entradas en ese periodo. Aunque siempre podrás reabrirlo si es necesario.
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4. Precaución al borrar periodos
   ‍Recuerda que al borrar un periodo, pierdes la capacidad de restringir las transacciones para ese intervalo de tiempo. Asegúrate de que realmente no necesitas ese control antes de decidir eliminar un periodo.
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5. Uso del código de periodo
   ‍Utiliza códigos de periodo que sean fácilmente identificables, como el año y la frecuencia (por ejemplo, P-2024 para periodos mensuales en 2024). Esto facilitará la gestión de tus periodos contables.
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6. Cambios de estado con prudencia
   ‍Ten cuidado al cambiar el estado de un periodo. Asegúrate de entender las implicaciones de cada estado (Abierto, Abierto sin ventas, Cerrado) para no afectar las operaciones de tu empresa.
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Implementa estos consejos para mejorar la gestión de tus periodos contables. Para cualquier duda o asistencia extra, contáctanos.

Problemas comunes

Aquí te presentamos algunos problemas comunes y cómo solucionarlos:‍

1. No puedo crear facturas en un periodo
   Es probable que el periodo ha sido marcado como "Cerrado" o "Bloqueado". Cuando un periodo se establece en uno de estos estados, todas las transacciones, incluyendo la creación de nuevas facturas, están restringidas para preservar la integridad de los registros contables.
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2. Errores al definir un nuevo periodo
   ‍Asegúrate de definir correctamente el código del periodo, la fecha de inicio del año fiscal, la frecuencia, el número de periodos y el estado. Recuerda que el código debe ser único, la fecha de inicio del año fiscal debe ser la correcta según tu ciclo contable, la frecuencia debe corresponder a cómo deseas dividir tu año fiscal (mensual, trimestral, etc.), el número de periodos debe corresponder a la frecuencia seleccionada, y el estado define el tipo de transacciones que se permitirán.
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3. Cambio incorrecto de estado de un periodo
   ‍Cambiar el estado de un periodo es una acción significativa que puede afectar la contabilidad de la empresa. Asegúrate de entender completamente las implicaciones de cambiar un periodo a "Abierto", "Abierto sin ventas", "Cerrado" o "Bloqueado" antes de hacerlo.
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4. Eliminación de un periodo necesario
   ‍Si eliminas un periodo, pierdes la capacidad de controlar las transacciones para ese periodo específico. Si necesitas tener de nuevo ese control, puedes recrear el periodo, pero ten en cuenta que este proceso podría ser tedioso si necesitas hacerlo con frecuencia.

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Recuerda, si encuentras algún problema o tienes alguna pregunta sobre el manejo de periodos en Cashflow, siempre puedes consultar nuestra sección de ayuda o contactar a nuestro equipo de soporte.